I software per l’amministratore di condominio sono sempre più diffusi. D’altronde i benefici che apportano all’attività di amministrazione sono innegabili e permettono di risolvere alcuni problemi strutturali, che tutti gli amministratori sono costretti ad affrontare.
Ne parliamo qui, fornendo una panoramica di questi software, spiegando come possono cambiare la vita lavorativa di un amministratore (e non solo), descrivendo i vantaggi che apportano. In chiusura, parleremo di DettoFatto, un software per l’amministratore di un condominio che apporta molte attività e fa uso di tecnologie avanzate.
Le sfide dell’amministratore di condominio
I software per l’amministratore di condominio sono sempre più diffusi in quanto risolvono alcune problematiche connesse alla professione, che potremmo definire quasi “fisiologiche”.
Il problema più grande consiste nella difficoltà a organizzare le attività. Queste sono davvero numerose e comprendere la gestione delle parti comuni, l’organizzazione e il monitoraggio delle manutenzioni ordinarie, l’organizzazione e il monitoraggio di eventuali lavori di ristrutturazione, la risoluzione delle controversie tra i condomini, l’indizione e lo svolgimento delle assemblee, la redazione di preventivi e consuntivi, la gestione della contabilità.
E’ ovvio che, in un contesto così variegato, sia difficile trovare la quadra e svolgere tutte le mansioni in maniera ottimale.
Ciò porta al secondo problema, ovvero la tendenza a prolungare l’orario di lavoro oltre le classiche otto ore al giorno. Una parte consistente degli amministratori lamenta la necessità di “portare il lavoro a casa”, con la conseguente riduzione degli spazi per la vita privata.
Sullo sfondo, la necessità di interagire con una vasta gamma di figure, dagli inquilini ai proprietari di casa, agli erogatori di servizi ai tecnici specializzati. L’amministratore di condominio è di fatti costretto a tenere conto di tutti, e in particolare di coloro che possono materialmente sancire la sua rimozione dall’incarico. Non è raro, dunque, che l’amministratore trascorra molto tempo a rispondere alle email, a rispondere al telefono, a conversare su WhatsApp e su altre piattaforme di messaggistica.
Tutto ciò porta a una perenne condizione di stress, che può ridurre la qualità della vita e sfociare nel burnout.
I vantaggi dei software per l’amministratore di condominio
In questo contesto all’apparenza insostenibile, intervengono i software per l’amministratore di condominio. Esistono molti software in grado di fornire un aiuto concreto, ma nella maggior parte dei casi questi si concentra sull’organizzazione delle attività, sull’archiviazione e sulla catalogazione dei dati. In questo modo, il professionista riesce a svolgere le mansioni senza cali di performance, riesce a trovare le informazioni giuste al momento giusto, dettaglio non di poco conto soprattutto per la gestione della contabilità.
I software garantiscono quindi un risparmio di tempo importante, che consente ai professionisti di riappropriarsi dei loro spazi privati. Si registra anche un risparmio di denaro. Infatti, i software consentono un assetto organizzativo più snello, che possa fare a meno della pletora di segretari e assistenti che affollava gli studi degli amministratori fino a qualche tempo fa.
Le novità di DettoFatto
La maggior parte dei software si rivelano utili ma, purtroppo, non risolutivi. Si concentrano sulla contabilità e sulla mera organizzazione delle attività, quasi fossero una versione avanzata, allorché ultra-efficiente, del vecchio Excel. Solo alcuni software puntano al cuore del problema, intervenendo laddove la carica di stress è più elevata: la comunicazione con inquilini, proprietari di casa e fornitori di beni e servizi.
Tra questi software, che potremmo definire di ultima generazione, spicca DettoFatto.
La vera novità di DettoFatto è l’impiego massiccio dell’intelligenza artificiale, che genera risposte plausibili e veritiere, ovviamente sulla scorta del database impostato dall’amministratore. In tal modo, questi risulta presente anche quando non lo è, risparmiando tempo come mai prima d’ora.
DettoFatto, poi, mette a disposizione una piattaforma dove organizzare, interagire e comunicare. Le attività, e soprattutto quelle che richiedono un elevato tasso di interazione (pensiamo all’organizzazione di lavori in condominio), sono gestite in maniera più snella, ordinata, a prova di fraintendimento.
Giusto per fare un esempio, l’amministratore carica in piattaforma i dati relativi a un intervento, assegnando quest’ultimo a un professionista già salvato in memoria. A questo punto, parte una notifica a tutti i diretti interessati, in maniera completamente automatica. Una notifica che, per inciso, assume la valenza di una comunicazione manuale, in quanto contiene tutti i dettagli del caso.